home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fritz: All Fritz / All Fritz.zip / All Fritz / FILES / BUSINESS / TAKOFF.LZH / TAKOFF.DOC < prev   
Text File  |  1989-04-09  |  7KB  |  156 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                 TAKOFF MINI ESTIMATOR
  5.                                     (version 1.3)
  6.  
  7.              This program was designed primarily for material take offs by
  8.         general contractors.  It can however, be used for other estimating
  9.         purposes as well.  If all you need is a one unit cost item for your
  10.         cost purposes then you need to try out this program to see if it
  11.         meets your needs.  Many users may find it ideal for sales purposes.
  12.  
  13.              The program is very fast and efficient.  It will maintain an
  14.         index file of 6000 master items.
  15.  
  16.              When used as a take off program, it can be used for various
  17.         purposes such as materials, sub-contractors, etc.  The information
  18.         can then be used with a program such as PC-BID PLUS for other cost
  19.         estimating purposes such as labor, equipment, overhead, etc.
  20.  
  21.              Please read the following instructions.  The program is menu
  22.         driven and very easy to use.  A sample job number 100 is provided
  23.         for fast tryouts of the reports and also give an example of the
  24.         capabilities of the program.  The program will create new files
  25.         for each estimate and you may want to consider using it on floppies.
  26.  
  27.              If you like the program, send 20.00 and you will be sent the
  28.         registered version of the program.  It will allow you to send the
  29.         estimate report to a standard ASCII file where you can then use it
  30.         with an editor to view it on screen and also make changes as you
  31.         may require.  You will also be sent a version without color for
  32.         monochrome uses.  A sample disk output is included for your test
  33.         purposes called E100.PRN.
  34.  
  35.              Please feel free to make copies of this version for anyone
  36.         who may have use of it.
  37.  
  38.              Thank you for your support.
  39.  
  40.  
  41.                                 I. J. Smith
  42.                                 9795 Rustling Oaks
  43.                                 Baton Rouge, La. 70818
  44.  
  45.         ======================================================================
  46.                                     DISCLAIMER
  47.         ALTHOUGH THIS PROGRAM HAS BEEN TESTED, IT IS THE USER'S RESPONSIBILITY
  48.         FOR ALL LOSSES INCURRED THROUGH IT'S USE.  BACKUPS OF ALL DATA FILES
  49.         SHOULD BE MAINTAINED ON A REGULAR BASIS TO AVOID LOSSES.
  50.         ======================================================================
  51.  
  52.  
  53.              You must build a master file of items to be used when creating
  54.         a take off or estimate.  This file allows for an index number of
  55.         five positions.  This number can be characters and numbers.  Some
  56.         may find that 2x4, 2x6, nails, etc. may work fine for them, just
  57.         keep in mind that duplicates are not allowed.  You are allowed a
  58.         maximum of 6000 items.  This should be sufficient for it's intended
  59.         purposes.  Keep in mind that you can reuse the same number when
  60.         creating estimates.  You could create dummy records and change this
  61.         information later in your estimates rather then have a master record
  62.         for every conceivable item needed.
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.              The program will create two files to maintain your master
  71.         records.  The two files created are named  ESTMAST.NDX and
  72.         ESTMAST.DAT.  It's important to note that both files should be saved
  73.         together when making backups to maintain file integrity.  Backups
  74.         of these two files should be made periodically to avoid loss of your
  75.         master file.
  76.  
  77.              Use menu option 1 for maintaining your master file.  When the
  78.         master number is entered, the program will allow you to enter a
  79.         description, unit and cost amount for this item.  If the item exists,
  80.         the program will beep and display it's previous information for
  81.         changes or deletions.
  82.  
  83.              The use of the F10 function key is used to cancel or quit when
  84.         entering data.  The cursor keys are allowed for movements in the
  85.         data screens.  Options are displayed on the screens.
  86.  
  87.              Use option 2 to print out a list of your master file to use
  88.         when creating take offs or estimates.
  89.  
  90.              Option 3 is used to create take offs or estimates.  You will
  91.         be prompted for an estimate number to used.  This five digit number
  92.         will be used to create an estimate file.  The program will add
  93.         the letters  EST  to the number and an extension of  DTA  for the
  94.         file name.  You may use characters and numbers for this file name.
  95.         You can delete the files through DOS when no longer needed or the
  96.         program will overwrite them if you continue when the program
  97.         advises you of their existence.
  98.  
  99.              The estimate name is entered next.
  100.  
  101.              The following prompt for the master file number has an option
  102.         for individual headings and totals in your listings.  If you wish
  103.         to have a cost for a floor for instance, enter H and you will then
  104.         be prompted for a title description.  The program will maintain costs
  105.         for the following items under this title until it incurs a new Header
  106.         record.
  107.  
  108.              The quantity field has an  A=Addcalc  option.  If you enter an
  109.         A, a small addition calculaor will pop up.  You may use it to add
  110.         or subtract quantities.  To subtract, use the minus key before your
  111.         number entry.  This feature can be very helpful for take offs.
  112.  
  113.              Use option 4 to make changes to your estimates.  You will need
  114.         a print out from option 6 to get the newly created item numbers.
  115.         Although an item number is not printed for title records, they can
  116.         still be changed by entering their item numbers.  Their number would
  117.         be the missing number above their first item numbers.  The first
  118.         record number will be 2 since the program uses the first records
  119.         for other purposes.
  120.  
  121.              Use option 5 to add new items to an existing estimate file.
  122.  
  123.              Option 6 will print out the estimate with the record numbers
  124.         as described above.  Use the record numbers for making changes to
  125.         your estimates.
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.              Option 7 will print out the estimate without record numbers.
  137.         Many will find this feature useful for distributing estimates used
  138.         for proposals and other purposes.
  139.  
  140.  
  141.              While the documentation for this program is brief, I think you
  142.         will find the program needs very little in instructions in it's use.
  143.         Give it a try and see what I mean.
  144.  
  145.              To list this file on your printer, enter at the prompt:
  146.  
  147.                              COPY TAKOFF.DOC LPT1:
  148.  
  149.                              - - - - - - - - - - -
  150.  
  151.         Other shareware programs by this author you may wish to look into:
  152.  
  153.           PC-BID PLUS                SC-ESTIMATE         SPC-INVENTORY PLUS
  154.           SPC-ACCOUNTS RECEIVABLE    SPC-PAYROLL
  155.  
  156.